Можно ли переделать ВСЕ дела?

(Делая вид, что никуда не пропадала на 5 месяцев)

Хочется снова высказаться про списки дел. Тема вечная и никогда не теряющая актуальность.

Кажется, нужно принять, что В ВАШЕМ СПИСКЕ ДЕЛ ВСЕГДА БУДУТ ДЕЛА. Невозможно, да и незачем стремиться сделать так, чтобы в to-do не было ни одной записи. Никогда не будет - "О боже мой, мне совершенно ничего не нужно делать". Но всегда можно сказать себе - "О боже мой, мне совершенно ничего не нужно делать прямо сейчас. Это я сделаю завтра, это подождет до следующей недели, а это вообще можно вычеркнуть".

Конечно, чем больше выбор - тем сложнее выбрать. Так уж устроен наш мозг. Поэтому мы и стремимся сделать списки покороче. Например, разделяя "дом" и "работу". Или вводя контексты. Интересный способ предлагает Марк Форстер.

Что предлагает Марк? Открывая список утром, просматривать и выполнять наиболее важные дела на сегодня. Выполненные дела - вычеркиваем. Таким образом первоначальный список оказывается разделенным на несколько частей. По-хорошему, важных-дел-которые-нужно-сделать-именно-сегодня должно быть не много - 2 или 3. (Мы же успешные тайм-менеджеры, не оставляем всё на последний момент!) Таким образом, первоначальный список делится на 3-4-5 частей, или мини-списков. И работаем мы дальше с каждой частью в отдельности. То есть сначала выполняем одно дело из первой части, потом одно дело - из второй и так далее. Пока не закончится день :) Новые дела, конечно, или выполняются сразу же, или попадают в конец списка.

При таком подходе мы не даем делам находится в списке месяцами - рано или поздно задача окажется единственной в мини-списке, и придется решить, что с ним делать, и значительно облегчаем жизнь нашему мозгу - ведь ему приходится выбирать не из десятков или сотен - а из единиц дел.  По-моему, очень разумная технология.

PS А мы провели вторую конференцию  TEDxKaraulnayaGora в Красноярске. Видео пока нет, но можно почитать отчет.

Нужное дело в нужное время

Не знаю, читаете ли вы блог Марка Форстера, автора книги "Do It Tomorrow" и широко известной в узких кругах системы Автофокус.  Мне лично подходят многие его идеи, а Автофокус довольно прочно прижился, возможно потому, что я тоже очень редко привязана к срокам и дэдлайнам. Одной из идей Марка хочу с вами поделиться.

В моем понимании то, к чему стремится Марк - это умение правильно выбрать из огромного списка то, что нужно делать именно сейчас. Идея с контекстами хороша, но труднореализуема и времязатратна. Деление задач на "сегодня, на этой неделе, позже" для меня вообще не работает. Ни при каких условиях. Судя по обилию программ с таким распределением задач, эта схема вполне работоспособна. Но, к счастью, есть и другие варианты.

Слова года

Сегодня первый день с новыми "словами года".
Оказывается, слова года выбираю уже четвертый год. 2010, 2011, 2012 - я могу вспомнить каждый из них, только увидев соответствующие им слова. Каждый год их три. Одного - мало, больше - тяжело удерживать в поле зрения.

С ними легко "держать линию". За каждым словом стоит масса смыслов - важных именно для меня. Слова года напоминают о целях, несут эмоциональную нагрузку, направляют и поддерживают.

Они очень выручали меня в те времена, когда планировать почти невозможно, вернее, наоборот, планы очень очевидны и естественны. Все силы направлены внутрь, а не наружу, а думать женщинам в таком интересном положении вообще запрещено:) Но и тогда слова года - выручали, направляли, мотивировали и не давали расслабиться.

Иногда кажется, что не я выбираю их, а они выбирают меня. Так, на 2013 год пришли слова вопросы, доверие, возможности. И хотя слово вопросы мне не очень нравится, попытка заменить его на "поиск" или "исследование" не удалась. Все равно ручка в блокноте вывела - вопросы, доверие, возможности.

Даже если вы не пишите планы на год, не пытаетесь выработать новые привычки и не даете себе обещаний - попробуйте выбрать одно слово, которое охарактеризует этот год, и оставить его на видном месте. Если же пишите, пытаетесь и даете - тем более.  Вполне возможно, всего одно слово изменит многое.

Полезные ссылки:

• Армен Петросян - http://petrosian.ru/2010/01/slovo_goda_-_osoznannost/
• Дарья Кутузова http://writing-cures.livejournal.com/37459.html
• Christine Kane - http://christinekane.com/resolution-revolution-a-better-way-to-start-your-year/ - есть список возможных слов, а в комментариях - реальных примеров читателей. Но - на английском.

Больше дел - хороших и разных

Предновогодняя пора, суета. Как раз то время, когда не успеваешь ничего. Самый обычный выход в такой ситуации - взять лист бумаги и записать всё, что нужно сделать. (Кстати, самый правильный тайм-менеджмент :)) Так вот, у меня на этот случай есть кое-что поудобнее - небольшая программка FocusTodo.

FosusTodo идеально подходит для всех версий автофокуса Марка Форстера. Есть несколько маркеров, звук перелистывающихся страниц, и самое главное - функция "done and repeat". Не знаю, как у вас, а у меня это самая любимая идея Марка - не обязательно сделать дело целиком, сделай часть и отметь, что уже занимался им. Да и вообще большая часть дел у меня - из тех, что нужно делать снова и снова, но не обязательно раз в день или раз в неделю. Все эти стирать, убирать, готовить. Писать в блог, заняться проектом А, заниматься йогой. И в этом FocusTodo даже лучше бумаги - не надо переписывать их снова и снова, и зафиксировано время выполнения. Удобно.

Что еще поняла - список дел движется намного веселее, если записывать дела в формате - сначала что, а потом делать. Не "отнести вещи в химчистку", а "вещи в химчистку отнести". Не "написать текст для буклета", а "для буклета текст написать". Может это моя индивидуальная особенность, но любой приказ вызывает бурю противодействия. Даже если он отдан самой себе. Помню, как бабушка говорила "тебе надо выпить молоко", и после этих слов, при всей моей любви к молоку, не могла выпить ни капли. Не знаю почему. А в обратном порядке - работает. Представляются вещи - нужные, чистые - как их такими сделать? Отнести в химчистку? Всего-то? Да с удовольствием. Такой вот нехитрый самообман. :)

Жизнь - больше, чем списки дел

Не могу посчитать, сколько уже лет я "практикую GTD". Некоторые вещи удалось освоить быстро. Заносить в календарь только нужные события. Собирать все входящие. Выполнять 2-хминутные задачи прямо сейчас. Придумывать мечты и ставить себе цели. Работать с проектами.

А вот со списком дел (to-do) как-то не ладилось. То списков становилось слишком много. То они никак не хотели дружить со списком проектов. То в них появлялись дела, которые месяцами кочевали из списка в список и никак не хотели выполняться. Иногда просто неделями не хотелось заглядывать в список, и он терял актуальность. А про соблазны попробовать еще-один-самый-лучший-софт лучше промолчу.

И вот появился сервис, который помог понять мне, в чем проблема. Мне просто не хочется, чтобы моя жизнь состояла из одних заданий! Сделай то, сделай это - и больше ничего. Вот он, настоящий кошмар.

Как день встретишь - так его и проведёшь

Конечно, можно было назвать этот пост "15 минут для того, чтобы стать продуктивным" или "3 шага к тому, чтобы всё успевать". Но слава богу, можно обойтись без громких слов. Просто хочу рассказать вам о том, как провожу первые 15 минут рабочего времени. Пусть не всегда. Но все чаще и чаще. Потому что эта процедура действительно помогает мне сделать свой день интереснее и приятнее (ну и попутно эффективнее и продуктивнее - если вам ближе такие задачи).

Планарий: Планировать - это весело

После ряда экспериментов с абсолютно неплохими программами, остановилась на сервисе под названием «Планарий». Не буду вам рассказывать о его функциях и возможностях, о том, какую кнопку нажать, и где кликнуть мышкой - всё это подробно описали авторы проекта на своём сайте. Есть и видео, и инструкции, и ответы на вопросы.
Попробую сформулировать, почему Планарий подошел именно мне - вполне возможно, что подойдет он и вам.
Итак, почему Планарий?

Компьютер или блокнот

Началось всё с того, что однажды, уже почти месяц назад, села и расписала, как должно выглядеть идеальное для меня приложение работы с задачами. С картинками, схемами, описаниями. Написала - неизвестно зачем - и отложила. Но вопрос задан, вселенная не может на него не отреагировать:) И на меня обрушился шквал ссылок на самые разные сервисы, которые я просто не могла не попробовать. Чтобы как-то остановить этот процесс, пишу о наиболее понравившихся сервисах. Тем более, что я похоже нашла подходящий именно для меня.

В качестве ремарки. На настройку и внесение своих данных в каждую из программ уходило не больше 20 минут. Все потому, что я наконец-то разобралась, как именно мне при моей нынешней работе и занятости удобно контролировать свои дела. Мне не нужно каждый раз думать, что вносить и куда, какие проекты сейчас активны, какие категории/контексты/тэги выбрать, какие задания должны быть записаны. Отсюда вывод: неважно, какими инструментами ты пользуешься, важно понимать, как работает ТВОЯ система. Имея продуманную систему, все можно делать при помощи блокнота и ручки. Или текстового файла. Просто удобные инструменты делают работу еще приятнее.

Сегодня расскажу о двух сервисах, один из которых - десктопное приложение (версия для iPhone и/или Android пока в разработке), другой, наоборот, изначально проектировался для Android (вэб-версия пока в стадии тестирования по запросу). Думаю, совсем скоро и тот, и другой сервис будут иметь "полный комплект" - и вэб, и мобильный, и десктопный варианты. Но пока такое ограничение есть.

Генеральная уборка списка дел – еженедельный обзор по GTD

Сколько раз вы пытались «начать новую жизнь»? Сколько раз пробовали начать писать список дел с помощью новомодной «системы»? Сколько раз эти попытки терпели неудачу? Дело в том, что все системы теряют смысл, если их время от времени не актуализировать. Если квартиру не убирать, не вытирать пыль, не раскладывать все по местам, не разбирать хлам, не выбрасывать лишнее, через некоторое время туда будет страшно входить. То же самое и с делами.
Для процедуры «генеральной уборки» применительно к делам придумали специальный термин – еженедельный обзор. Еженедельный обзор – это инвентаризация, нужная для понимания - где я и куда иду: приближаюсь к своим целям, отдаляюсь от них, брожу по кругу. НО! Процедура еженедельного обзора, описанная в "классических" уже книгах, - пугающа. :) Море пунктов и куча времени. Даже браться страшно. (В последних статьях Д.Аллена и компании все пункты разделили на три группы, но лично для меня они не стали понятнее).
На самом деле, сделать еженедельный обзор не просто, а очень просто. Рассказываю сразу и ничего не тая. 

Брюнетка и Герой

Через три месяца использования HTC Hero, устав от использования его в режиме «телефон + интернет», не без помощи тви-сообщества (@Xopc, спасибо огромное!!!) смогла наконец установить нужную прошивку и получить доступ к Android Market. И конечно не могу вам не рассказать о том, что в этом самом маркете удалось найти интересного. Перед вами - совершенно непрофессиональный (более того, мой первый!) обзор программ для Android.
Можете назвать меня неприхотливой, но многие стандартные программы HTC Hero меня вполне устраивают. Так, даже не пробую другие браузеры, из мессенджеров использую стандартный GoogleTalk, мне нравится, как представлены контакты (хотя есть альтернативные программы, которые очень хвалят), то же самое с клиентами для Твиттера – читаю в dabr.co.uk, а стандартный виджет для тви использую только если нужно добавить фотографии.
Но это не значит, что стремление к совершенству мне чуждо. Итак, начнем.

Автофокус 4.0 - почти перевод

Предисловие

В сентябре Марк Форстер предъявил миру новую вариацию своей системы ведения списка дел - Автофокус теперь 4-ой версии. Русского перевода пока не встречала (честно говоря, и не искала специально). Но осмелюсь предложить вашему вниманию свою версию описания, которая представляет собой очень вольный перевод описания Марка. Текст делался как шпаргалка для себя - подумалась, что она может пригодиться кому то еще.

Предварительные инструкции - Автофокус В.4
Схема работы:
Систему легко можно адаптировать для использования в электронном виде, но я использую бумагу и ручку.  Вам понадобится тетрадь в линейку.

Последовательно выполняем следующие шаги:

1) Записываем дела в список - одно дело на одной строке. (Если у вас уже есть список дел, продолжайте его использовать). Не нужно стараться записать все дела - их можно добавить в любой момент.

2) Проводим линию после полученного списка дел. Все, что находится выше линии - Старые дела. По мере появления новых дел, они заносятся в список ниже линии. Все, что находится ниже линии - Новые дела.

3) Начинаем со списка Старых дел. Просматриваем записи по порядку и выполняем те задания, которые хочется делать - используем интуицию. Не обязательно доводить дело до конца! Поработав над заданием столько, сколько считаем нужным, вычеркиваем его. Если задание выполнено лишь частично, записываем его в конец списка Новых дел (в той же или новой формулировке).

4) Дойдя до линии, не переходим к списку Новых дел, а возвращаемся к началу списка Старых дел. Прорабатываем список Старых дел (так, как указано в п.3.) до тех пор, пока не окажется, что просмотрев его от начала и до конца, не выполнили ни одного задания.

5) Теперь можем перейти к списку Новых дел. Один раз прорабатываем список Новых дел, после чего возвращаемся к началу списка Старых дел.

6) Повторяем последовательно шаги 3-5.

7) Когда все задания списка Старых дел выполнены, проводим линию в самом конце списка. Теперь все, что выше линии - Старые дела, все, что ниже линии - Новые дела.

Вместо резюме:

Список состоит из двух частей - Старые дела и Новые дела. Прорабатываем список Старых дел пока в нем не останется "подходящих" для выполнения дел. Затем один раз прорабатываем список Новых дел, после чего возвращаемся к началу списка Старых дел. Снова прорабатываем список Старых дел несколько раз, список Новых дел один раз. И т.д. После того, как все Старые дела выполнены, проводим черту - теперь то, что было списком Новых дел, превращается в список Старых дел, а мы начинаем новый список Новых дел.

Удаление невыполненных заданий:
Поработав со списком Старых дел какое-то время, можем выяснить, что часть заданий по той или иной причине откладываются и не выполняются. Однажды может оказаться, что вернувшись к списку Старых дел после завершения просмотра Нового списка, вы не выполнили ни одного "старого" задания. В этом случае нужно выделить все оставшиеся "старые" задания и перейти к пункту 7 (провести линию и сделать Новый список Старым). В следующий раз вернувшись к началу списка, нужно окончательно вычеркнуть выделенные задания, решив что с ними делать: отказаться от них, переписать в список Новых дел (перефразировав или нет) или поставить напоминание пересмотреть их позже в конкретную дату. Принимая решение по каждому пункту, обдумайте причины, почему задание не было выполнено до сих пор.

Мои комментарии

Честно говоря, звучит все гораздо сложнее, чем есть на самом деле. Вести список дел таким образом легко и очень удобно. Мои вариации на тему автофокуса можно найти в предыдущих постах: не вычеркиваю, а выделяю маркером(ами), и добавила контексты.
Что действительно пока не получается - те самые невыполненные/отложенные/тянущиеся из неделю в неделю задания. По этому пункту действовать способом, описанным Марком, мне довольно сложно. Потому что я часто просто не помню, сколько раз просмотрен список, и уже нужно пересматривать старые задания или еще рано... Пока пробую пересматривать дела и начинать новый "Новый список" раз в неделю. Соответственно пересмотра и/или удаления требуют дела, которым больше двух недель. Не знаю, насколько оправдан такой подход, но любую систему всегда приходится подстраивать под себя, а сделать это можно только пробуя разные варианты. Чем и занимаюсь. Результаты обязательно сообщу:)

Пять вопросов о списках дел (окончание)

И последний, пятый, вопрос…:) (начало истории, продолжение)

Что такое контексты?
Под контекстом в GTD понимаются различные временные и пространственные условия привязки задач. Все-таки удобно заглянуть в список контекста «телефон» и сделать все звонки разом, или, сверившись со списком «вне офиса», не забыть ничего, что собирался сделать во время поездки по городу.

Как бы совместить контексты с автофокусом? – подумала я. И вот что из этого получилось.

К списку добавила поля, в которых проставляю странные на первый взгляд значки.

Слева – принадлежность задания к проекту, или направлению работы. Так, Л – означает дела личные, и при просмотре списка знаю, когда обратить на них внимание. Часто, сделав одно задание по проекту, пока «в теме», выполняю и другие (а найти их очень легко с такой маркировкой).

Справа – то, что можно назвать «контекстом места». Схематично изображенные (художественные способности не моя сильная сторона) телефон – для звонков, машина – для дел, которые требуют выезда из офиса, @ - для всего, что требует интернета, W – значит, нужно сесть и писать, нужно время. Как-то так.

P.S. Особо внимательные читатели могли заметить на общей картинке мелкий текст, выделенный желтым маркером. Так я отмечаю делегированные задачи. Если требуется информация или дело передано одному из сотрудников – записываю его имя и выделяю желтым маркером. Опять же, легко находить и все очень наглядно.

А как вы ведете список дел?

Действуем: пять вопросов о списках дел

В прошлый раз выяснили, что после обработки полученной входящей информации оказывается, что часть ее требует активных действий. Об этом этапе схемы выполнения дел – «действуем» - и поговорим подробнее.

Раз уж мы решили не держать ничего в голове, полагаясь только на память, логично было бы и дела, или следующие действия, переносить на бумагу или в память компьютера – иными словами, вести списки дел. Но как это делать эффективно – вот в чем вопрос.

Как правильно сформулировать дело?

Правильно сформулированная задача – половина успеха. Можно сколько угодно раз записывать «отчет», но так и не приступить к нему – только потому, что непонятно, что именно нужно сделать.

В список заносим именно действия – «сделать», «позвонить», «написать», «найти». работаем со следующими действиями. В моем списке часто появлялось расплывчатое «решить», пока не изменила подход: теперь «решить» - это выбрать из нескольких вариантов, и больше ничего.

Все ли дела нужно записывать в список? 

Нет, не все. Есть два исключения:

• Используем простое, но от этого не менее гениальное «правило двух минут»: если дело можно выполнить менее чем за две минуты, его не нужно заносить в список дел - сделай его прямо сейчас. 
• Делам, которые можно сделать только в конкретный день, а также «отложенным» делам, выполнение которых можно начать только после конкретной даты, также не место в списке дел. Такие дела заносим в календарь. Например, если выясняется, что запрос будет рассматриваться до 5 декабря, заношу в календарь в виде события на весь день «выяснить результат рассмотрения письма». До 5 декабря об этом деле можно забыть, а 5 декабря календарь напомнит о нем и его можно будет занести в список дел – или сделать в течение 2-х минут и занести в список уже следующее действие. Пользуюсь и очень рекомендую Google Calendar – даже если под рукой нет компьютера и интернета, добавлять дела очень удобно через сервис «Все ли сделал», а напоминания приходят в виде смс. 

Все остальные дела - в список дел.

Откуда появляются дела в списке? 

• по мере необходимости - при обработке входящих. Результаты встреч, электронная почта, письма и телефонные звонки, даже размышления – как часто обрабатывать входящие и превращать их в дела каждый решает сам для себя. 
• каждое утро - дела из календаря (см. предыдущий пункт) 
• каждую неделю - при анализе проектов во время еженедельного обзора. Планируя и уточняя общую картину проекта, определяясь с дэдлайнами, решаем, когда и что надо сделать, как эти действия между собой соотносятся, какие нужны ресурсы – обычно это добавляет несколько пунктов в список дел.

Продолжение - уже здесь.

Жизнь или работа?

В моей практике были попытки разделить систему управления делами на работе и дома. Все они закончились провалом.

Поэтому, думая над очередной системой, первым делам постаралась выделить – из чего состоит моя жизнь?

Получилось следующее:

Три основные сферы жизни:

1. Работа – то, что приносит деньги, где есть внешние обязательства и часто приходится делать то, что делать не очень хочется.

2. Социум – все, что связано с взаимодействием с людьми: друзья, родители, дети, любимый мужчина и прочая и прочая.

3. Развитие – получение новых навыков, знаний, умений, дела, которые не связаны с внешними обязательствами, а нужны лично мне.

Определив для себя именно эти важные для себя области (у каждого они могут быть свои), стремлюсь к максимальному их пересечению. Именно с этим связано решение «вернуться» в семейный бизнес. Именно поэтому стараюсь отделаться от рабочих обязанностей, которые не приносят ничего нового для личного развития. А занимаясь тем, что называю «развитие», не забываю о том, что в идеале это должно быть полезно семье и приносить деньги.

Попытки выстроить разные системы управления делами для каждой из трех сфер, приводили к постоянному перекосу в сторону той из них, в которой работает более эффективная система. Были периоды полного погружения в работу, когда дети забывали, как я выгляжу. Были периоды сидения дома с детьми, когда начинала терять всякую ценность как личность.

Сейчас все дела, безотносительно своей принадлежности, попадают в одну и ту же систему, одинаково и одновременно просматриваются и анализируются, довольно равномерно выполняются, сводя риск «перекоса» к минимуму.

Мои первые блокноты

Пока не началось, очень хочется показать вам мой самый любимый еженедельник, который до сих пор хранится в ящике стола, несмотря на перемену места работы и отсутствие в нем актуальной информации.

Этот еженедельник был незаменимым помощником в течение всего 2006 года, да и потом года полтора находился повод заглянуть в него - найти контакты, посмотреть, когда начали работу над проектом в прошлом году, проверить, все ли вошло в чеклист того или иного проекта.

Каждая из систем организации времени, организации дел, работает только в заданных условиях - с каждой сменой работы приходится практически полностью пересматривать и привычки, и инструменты. В каких условиях этот еженедельник был идеален? В далеком 2006 году четко привязанных ко времени встреч было не больше 5-ти в неделю, количество выездов из офиса стремилось к нулю, большое количество рутинных задач не требовало дополнительной обработки (например, письма, на которые надо ответить - берешь из стопки и отвечаешь, не забывай только это делать регулярно). Время от времени приключались крупные мероприятия, но в этом случае делалась распечатка из Outlook, и дни расписывались буквально по минутам.

Если говорить коротко о преимуществах - еженедельник достаточно большой, чтобы в нем помещалось много информации (в отличие от стандартных маленьких планнеров). При этом всю неделю легко окинуть одним взглядом и можно не беспокоится о переносе задач из одного дня в другой - они все на виду.

Здесь же впервые проявилась моя страсть к разноцветным маркерам, которая не покидает меня и по сей день. Красным выделены контакты, которые могут понадобиться в будущем, но не нужны каждый день - их легко найти, особенно если помнишь примерное время их появления. Оранжевым - встречи, привязанные к конкретному времени. Задачи, требующие внимания, отмечались желтым, выполненные - зеленым. Видеть, как "зеленеет" лист - один из самых больших мотиваторов.

В то время я еще не слышала про GTD и т.д. и т.п. Так что самое интересное впереди:)