Пять вопросов о списках дел (окончание)

И последний, пятый, вопрос…:) (начало истории, продолжение)

Что такое контексты?
Под контекстом в GTD понимаются различные временные и пространственные условия привязки задач. Все-таки удобно заглянуть в список контекста «телефон» и сделать все звонки разом, или, сверившись со списком «вне офиса», не забыть ничего, что собирался сделать во время поездки по городу.

Как бы совместить контексты с автофокусом? – подумала я. И вот что из этого получилось.

К списку добавила поля, в которых проставляю странные на первый взгляд значки.

Слева – принадлежность задания к проекту, или направлению работы. Так, Л – означает дела личные, и при просмотре списка знаю, когда обратить на них внимание. Часто, сделав одно задание по проекту, пока «в теме», выполняю и другие (а найти их очень легко с такой маркировкой).

Справа – то, что можно назвать «контекстом места». Схематично изображенные (художественные способности не моя сильная сторона) телефон – для звонков, машина – для дел, которые требуют выезда из офиса, @ - для всего, что требует интернета, W – значит, нужно сесть и писать, нужно время. Как-то так.

P.S. Особо внимательные читатели могли заметить на общей картинке мелкий текст, выделенный желтым маркером. Так я отмечаю делегированные задачи. Если требуется информация или дело передано одному из сотрудников – записываю его имя и выделяю желтым маркером. Опять же, легко находить и все очень наглядно.

А как вы ведете список дел?

Пять вопросов о списках дел (продолжение)

Не так скоро, как хотелось бы – но продолжаем отвечать на вопросы о списках дел.

Использовать ли для ведения списка дел компьютерные программы?

Идеальный список дел должен быть составлен так, чтобы не нужно было думать несколько раз об одном и том же.  Ведение самого списка не должно занимать много времени, а работа со списком должна доставлять удовольствие.  Список дел должен регулярно просматривается – не один и не два, а десятки раз за день.

Вести ли список на компьютере или на бумаге – дело привычки, удобства и стиля жизни.
Перепробовав большое количество самых разных программ, поняла, что лично мне все-таки больше всего подходит обычный блокнот, а как организовать список – придумал человек по имени Марк Форстер.  Его система называется Автофокус, и по традиции отсылаю вас к первоисточнику + русский перевод второй версии работы с системой, хотя сейчас есть уже Автофокус 4.0 (удобная анимированная демонстрация, но пока только на английском языке).

Преимущества системы Автофокус:

·        не нужно волноваться, что что-то записано два раза (всегда можно вычеркнуть лишнее), не нужно переживать, что дело не попало в список (их можно добавлять в любой момент, это не нарушает целостности системы).

·        учитывается даже частичный прогресс (как это бывает важно!)

·        с Автофокусом можно работать в любом виде – мне удобнее это делать с помощью блокнота и ручки, но некоторые используют и компьютер – от простого списка в текстовом файле до появляющихся первых ласточек в виде специально заточенных под Автофокус сервисов.

Вот как выглядит мой список Автофокуса:

Отличие от оригинальной версии – я не вычеркиваю дела, а отмечаю сделанное маркером (вы, может, помните о моем давнем пристрастии к маркерам): зеленым – то, что сделано, красным – дела, которые отменились или отпали за ненадобностью.  Что означают странные значки справа и слева от списка? – рассказываю...  

Мои первые блокноты

Пока не началось, очень хочется показать вам мой самый любимый еженедельник, который до сих пор хранится в ящике стола, несмотря на перемену места работы и отсутствие в нем актуальной информации.

Этот еженедельник был незаменимым помощником в течение всего 2006 года, да и потом года полтора находился повод заглянуть в него - найти контакты, посмотреть, когда начали работу над проектом в прошлом году, проверить, все ли вошло в чеклист того или иного проекта.

Каждая из систем организации времени, организации дел, работает только в заданных условиях - с каждой сменой работы приходится практически полностью пересматривать и привычки, и инструменты. В каких условиях этот еженедельник был идеален? В далеком 2006 году четко привязанных ко времени встреч было не больше 5-ти в неделю, количество выездов из офиса стремилось к нулю, большое количество рутинных задач не требовало дополнительной обработки (например, письма, на которые надо ответить - берешь из стопки и отвечаешь, не забывай только это делать регулярно). Время от времени приключались крупные мероприятия, но в этом случае делалась распечатка из Outlook, и дни расписывались буквально по минутам.

Если говорить коротко о преимуществах - еженедельник достаточно большой, чтобы в нем помещалось много информации (в отличие от стандартных маленьких планнеров). При этом всю неделю легко окинуть одним взглядом и можно не беспокоится о переносе задач из одного дня в другой - они все на виду.

Здесь же впервые проявилась моя страсть к разноцветным маркерам, которая не покидает меня и по сей день. Красным выделены контакты, которые могут понадобиться в будущем, но не нужны каждый день - их легко найти, особенно если помнишь примерное время их появления. Оранжевым - встречи, привязанные к конкретному времени. Задачи, требующие внимания, отмечались желтым, выполненные - зеленым. Видеть, как "зеленеет" лист - один из самых больших мотиваторов.

В то время я еще не слышала про GTD и т.д. и т.п. Так что самое интересное впереди:)