Действуем: пять вопросов о списках дел

В прошлый раз выяснили, что после обработки полученной входящей информации оказывается, что часть ее требует активных действий. Об этом этапе схемы выполнения дел – «действуем» - и поговорим подробнее.

Раз уж мы решили не держать ничего в голове, полагаясь только на память, логично было бы и дела, или следующие действия, переносить на бумагу или в память компьютера – иными словами, вести списки дел. Но как это делать эффективно – вот в чем вопрос.

Как правильно сформулировать дело?

Правильно сформулированная задача – половина успеха. Можно сколько угодно раз записывать «отчет», но так и не приступить к нему – только потому, что непонятно, что именно нужно сделать.

В список заносим именно действия – «сделать», «позвонить», «написать», «найти». работаем со следующими действиями. В моем списке часто появлялось расплывчатое «решить», пока не изменила подход: теперь «решить» - это выбрать из нескольких вариантов, и больше ничего.

Все ли дела нужно записывать в список? 

Нет, не все. Есть два исключения:

• Используем простое, но от этого не менее гениальное «правило двух минут»: если дело можно выполнить менее чем за две минуты, его не нужно заносить в список дел - сделай его прямо сейчас. 
• Делам, которые можно сделать только в конкретный день, а также «отложенным» делам, выполнение которых можно начать только после конкретной даты, также не место в списке дел. Такие дела заносим в календарь. Например, если выясняется, что запрос будет рассматриваться до 5 декабря, заношу в календарь в виде события на весь день «выяснить результат рассмотрения письма». До 5 декабря об этом деле можно забыть, а 5 декабря календарь напомнит о нем и его можно будет занести в список дел – или сделать в течение 2-х минут и занести в список уже следующее действие. Пользуюсь и очень рекомендую Google Calendar – даже если под рукой нет компьютера и интернета, добавлять дела очень удобно через сервис «Все ли сделал», а напоминания приходят в виде смс. 

Все остальные дела - в список дел.

Откуда появляются дела в списке? 

• по мере необходимости - при обработке входящих. Результаты встреч, электронная почта, письма и телефонные звонки, даже размышления – как часто обрабатывать входящие и превращать их в дела каждый решает сам для себя. 
• каждое утро - дела из календаря (см. предыдущий пункт) 
• каждую неделю - при анализе проектов во время еженедельного обзора. Планируя и уточняя общую картину проекта, определяясь с дэдлайнами, решаем, когда и что надо сделать, как эти действия между собой соотносятся, какие нужны ресурсы – обычно это добавляет несколько пунктов в список дел.

Продолжение - уже здесь.