Автофокус 4.0 - почти перевод

Предисловие

В сентябре Марк Форстер предъявил миру новую вариацию своей системы ведения списка дел - Автофокус теперь 4-ой версии. Русского перевода пока не встречала (честно говоря, и не искала специально). Но осмелюсь предложить вашему вниманию свою версию описания, которая представляет собой очень вольный перевод описания Марка. Текст делался как шпаргалка для себя - подумалась, что она может пригодиться кому то еще.

Предварительные инструкции - Автофокус В.4
Схема работы:
Систему легко можно адаптировать для использования в электронном виде, но я использую бумагу и ручку.  Вам понадобится тетрадь в линейку.

Последовательно выполняем следующие шаги:

1) Записываем дела в список - одно дело на одной строке. (Если у вас уже есть список дел, продолжайте его использовать). Не нужно стараться записать все дела - их можно добавить в любой момент.

2) Проводим линию после полученного списка дел. Все, что находится выше линии - Старые дела. По мере появления новых дел, они заносятся в список ниже линии. Все, что находится ниже линии - Новые дела.

3) Начинаем со списка Старых дел. Просматриваем записи по порядку и выполняем те задания, которые хочется делать - используем интуицию. Не обязательно доводить дело до конца! Поработав над заданием столько, сколько считаем нужным, вычеркиваем его. Если задание выполнено лишь частично, записываем его в конец списка Новых дел (в той же или новой формулировке).

4) Дойдя до линии, не переходим к списку Новых дел, а возвращаемся к началу списка Старых дел. Прорабатываем список Старых дел (так, как указано в п.3.) до тех пор, пока не окажется, что просмотрев его от начала и до конца, не выполнили ни одного задания.

5) Теперь можем перейти к списку Новых дел. Один раз прорабатываем список Новых дел, после чего возвращаемся к началу списка Старых дел.

6) Повторяем последовательно шаги 3-5.

7) Когда все задания списка Старых дел выполнены, проводим линию в самом конце списка. Теперь все, что выше линии - Старые дела, все, что ниже линии - Новые дела.

Вместо резюме:

Список состоит из двух частей - Старые дела и Новые дела. Прорабатываем список Старых дел пока в нем не останется "подходящих" для выполнения дел. Затем один раз прорабатываем список Новых дел, после чего возвращаемся к началу списка Старых дел. Снова прорабатываем список Старых дел несколько раз, список Новых дел один раз. И т.д. После того, как все Старые дела выполнены, проводим черту - теперь то, что было списком Новых дел, превращается в список Старых дел, а мы начинаем новый список Новых дел.

Удаление невыполненных заданий:
Поработав со списком Старых дел какое-то время, можем выяснить, что часть заданий по той или иной причине откладываются и не выполняются. Однажды может оказаться, что вернувшись к списку Старых дел после завершения просмотра Нового списка, вы не выполнили ни одного "старого" задания. В этом случае нужно выделить все оставшиеся "старые" задания и перейти к пункту 7 (провести линию и сделать Новый список Старым). В следующий раз вернувшись к началу списка, нужно окончательно вычеркнуть выделенные задания, решив что с ними делать: отказаться от них, переписать в список Новых дел (перефразировав или нет) или поставить напоминание пересмотреть их позже в конкретную дату. Принимая решение по каждому пункту, обдумайте причины, почему задание не было выполнено до сих пор.

Мои комментарии

Честно говоря, звучит все гораздо сложнее, чем есть на самом деле. Вести список дел таким образом легко и очень удобно. Мои вариации на тему автофокуса можно найти в предыдущих постах: не вычеркиваю, а выделяю маркером(ами), и добавила контексты.
Что действительно пока не получается - те самые невыполненные/отложенные/тянущиеся из неделю в неделю задания. По этому пункту действовать способом, описанным Марком, мне довольно сложно. Потому что я часто просто не помню, сколько раз просмотрен список, и уже нужно пересматривать старые задания или еще рано... Пока пробую пересматривать дела и начинать новый "Новый список" раз в неделю. Соответственно пересмотра и/или удаления требуют дела, которым больше двух недель. Не знаю, насколько оправдан такой подход, но любую систему всегда приходится подстраивать под себя, а сделать это можно только пробуя разные варианты. Чем и занимаюсь. Результаты обязательно сообщу:)

Пять вопросов о списках дел (окончание)

И последний, пятый, вопрос…:) (начало истории, продолжение)

Что такое контексты?
Под контекстом в GTD понимаются различные временные и пространственные условия привязки задач. Все-таки удобно заглянуть в список контекста «телефон» и сделать все звонки разом, или, сверившись со списком «вне офиса», не забыть ничего, что собирался сделать во время поездки по городу.

Как бы совместить контексты с автофокусом? – подумала я. И вот что из этого получилось.

К списку добавила поля, в которых проставляю странные на первый взгляд значки.

Слева – принадлежность задания к проекту, или направлению работы. Так, Л – означает дела личные, и при просмотре списка знаю, когда обратить на них внимание. Часто, сделав одно задание по проекту, пока «в теме», выполняю и другие (а найти их очень легко с такой маркировкой).

Справа – то, что можно назвать «контекстом места». Схематично изображенные (художественные способности не моя сильная сторона) телефон – для звонков, машина – для дел, которые требуют выезда из офиса, @ - для всего, что требует интернета, W – значит, нужно сесть и писать, нужно время. Как-то так.

P.S. Особо внимательные читатели могли заметить на общей картинке мелкий текст, выделенный желтым маркером. Так я отмечаю делегированные задачи. Если требуется информация или дело передано одному из сотрудников – записываю его имя и выделяю желтым маркером. Опять же, легко находить и все очень наглядно.

А как вы ведете список дел?

Пять вопросов о списках дел (продолжение)

Не так скоро, как хотелось бы – но продолжаем отвечать на вопросы о списках дел.

Использовать ли для ведения списка дел компьютерные программы?

Идеальный список дел должен быть составлен так, чтобы не нужно было думать несколько раз об одном и том же.  Ведение самого списка не должно занимать много времени, а работа со списком должна доставлять удовольствие.  Список дел должен регулярно просматривается – не один и не два, а десятки раз за день.

Вести ли список на компьютере или на бумаге – дело привычки, удобства и стиля жизни.
Перепробовав большое количество самых разных программ, поняла, что лично мне все-таки больше всего подходит обычный блокнот, а как организовать список – придумал человек по имени Марк Форстер.  Его система называется Автофокус, и по традиции отсылаю вас к первоисточнику + русский перевод второй версии работы с системой, хотя сейчас есть уже Автофокус 4.0 (удобная анимированная демонстрация, но пока только на английском языке).

Преимущества системы Автофокус:

·        не нужно волноваться, что что-то записано два раза (всегда можно вычеркнуть лишнее), не нужно переживать, что дело не попало в список (их можно добавлять в любой момент, это не нарушает целостности системы).

·        учитывается даже частичный прогресс (как это бывает важно!)

·        с Автофокусом можно работать в любом виде – мне удобнее это делать с помощью блокнота и ручки, но некоторые используют и компьютер – от простого списка в текстовом файле до появляющихся первых ласточек в виде специально заточенных под Автофокус сервисов.

Вот как выглядит мой список Автофокуса:

Отличие от оригинальной версии – я не вычеркиваю дела, а отмечаю сделанное маркером (вы, может, помните о моем давнем пристрастии к маркерам): зеленым – то, что сделано, красным – дела, которые отменились или отпали за ненадобностью.  Что означают странные значки справа и слева от списка? – рассказываю...  

Действуем: пять вопросов о списках дел

В прошлый раз выяснили, что после обработки полученной входящей информации оказывается, что часть ее требует активных действий. Об этом этапе схемы выполнения дел – «действуем» - и поговорим подробнее.

Раз уж мы решили не держать ничего в голове, полагаясь только на память, логично было бы и дела, или следующие действия, переносить на бумагу или в память компьютера – иными словами, вести списки дел. Но как это делать эффективно – вот в чем вопрос.

Как правильно сформулировать дело?

Правильно сформулированная задача – половина успеха. Можно сколько угодно раз записывать «отчет», но так и не приступить к нему – только потому, что непонятно, что именно нужно сделать.

В список заносим именно действия – «сделать», «позвонить», «написать», «найти». работаем со следующими действиями. В моем списке часто появлялось расплывчатое «решить», пока не изменила подход: теперь «решить» - это выбрать из нескольких вариантов, и больше ничего.

Все ли дела нужно записывать в список? 

Нет, не все. Есть два исключения:

• Используем простое, но от этого не менее гениальное «правило двух минут»: если дело можно выполнить менее чем за две минуты, его не нужно заносить в список дел - сделай его прямо сейчас. 
• Делам, которые можно сделать только в конкретный день, а также «отложенным» делам, выполнение которых можно начать только после конкретной даты, также не место в списке дел. Такие дела заносим в календарь. Например, если выясняется, что запрос будет рассматриваться до 5 декабря, заношу в календарь в виде события на весь день «выяснить результат рассмотрения письма». До 5 декабря об этом деле можно забыть, а 5 декабря календарь напомнит о нем и его можно будет занести в список дел – или сделать в течение 2-х минут и занести в список уже следующее действие. Пользуюсь и очень рекомендую Google Calendar – даже если под рукой нет компьютера и интернета, добавлять дела очень удобно через сервис «Все ли сделал», а напоминания приходят в виде смс. 

Все остальные дела - в список дел.

Откуда появляются дела в списке? 

• по мере необходимости - при обработке входящих. Результаты встреч, электронная почта, письма и телефонные звонки, даже размышления – как часто обрабатывать входящие и превращать их в дела каждый решает сам для себя. 
• каждое утро - дела из календаря (см. предыдущий пункт) 
• каждую неделю - при анализе проектов во время еженедельного обзора. Планируя и уточняя общую картину проекта, определяясь с дэдлайнами, решаем, когда и что надо сделать, как эти действия между собой соотносятся, какие нужны ресурсы – обычно это добавляет несколько пунктов в список дел.

Продолжение - уже здесь.